Tips membuat SOP (standard operating procedure)
Belakangan ini perusahaan kita banyak membantu beberapa perusahaan/organisasi membuat standard operating procedure (SOP) termasuk diminta memberikan beberapa tips dalam membuat SOP untuk para entrepreneur muda dalam acara Wirausaha Muda Mandiri baru-baru ini.
Sebelum masuk pada tips, kami ingin menekankan fungsi penting SOP dalam sebuah organisasi:
1. SOP merupakan dokumentasi dari cara terbaik dan termudah dalam melakukan suatu aktivitas sampai dengan hari ini.
Ada dua hal penting dalam statement diatas:
Dokumentasi dari cara terbaik: SOP merupakan kumpulan pengalaman dan pengetahuan (knowledge) dari sebuah organisasi. Tanpa SOP, organisasi dipastikan tidak akan menyimpan pengetahuan dan tidak bisa belajar dari masa lalu (no learning). Tanpa SOP, perusahaan/organisasi kita akan tergantung kepada orang, termasuk pimpinan atau pemilik perusahaan. Dengan SOP, pengetahuan bisa menjadi bagian dari sistem dan organisasi serta bisa menjadi panduan dalam training dan melakukan pekerjaan.
Proses terbaik hari ini: SOP sebagai dokumen harus selalu terupdate, dan tidak bersifat statis. SOP tidak boleh menjadi lembaran-lembaran tebal yang disimpan di library (atau di gudang). Artinya, SOP harus merupakan living document yang gampang diakses dan diupdate, namun tetap dalam cara yang terstruktur.
Nah, apakah SOP di tempat kamu bekerja sekarang gampang diakses dan diupdate? Kalau belum, berarti harus ada perbaikan. Karena artinya, SOP ditempat kamu hanya sebagai asesori aja…:)
2. SOP merupakan alat untuk melakukan tracking, monitoring dan perbaikan.
Dengan adanya SOP, sebuah perusahaan mempunyai standar sehingga bisa melakukan evaluasi dan perbaikan. Tanpa SOP sulit bagi kita dan orang lain mengukur seberapa bagus proses kita.
Contoh:
Jika kita melakukan sebuah proses, misalnya kita petugas Kelurahan yang membuat KTP, namun kantor kita tidak punya SOP, tentunya kita tidak akan bisa menjawab jika warga bertanya berapa lama diperlukan untuk membuat KTP? Atau jika KTP selesai dalam waktu 7 hari, apakah ini termasuk proses yang baik? Kita tidak tahu karena tidak punya standar.
Bayangkan jika kita punya SOP, dan dalam standar disebutkan bahwa proses pembuatan KTP adalah 4 hari, dari sini kita tahu proses kita terlalu lama dan perlu dilakukan perbaikan, termasuk mencari dimana sumber kesalahan dalam proses.
Nah, mengingat pentingnya SOP tentu kita semua harus memastikan organisasi tempat kita bekerja punya SOP yang baik. Banyak yang menganggap membuat SOP susah dan harus tebal-tebal, padahal komponen sebuah SOP sangatlah sederhana, hanya perlu 3 hal berikut:
1. Urutan langkah-langkah dalam proses, dari awal sampai akhir.
2. Durasi masing-masing langkah
3. Key poin dalam setiap langkah, apakah berupa parameter (seperti temperatur, warna, atau indikator tertentu) maupun alat khusus yang diperlukan untuk melakukan langkah terkait (misalnya penggorengan untuk menggoreng nasi).
Sangat mudah bukan? Sebagai gambaran sangat sederhana, ini contoh sebuah SOP dalam membuat Indomi Rebus:
Sesimpel apapun proses kita, jika selalu melakukan dan mendokumentasikan langkah-langkah dalam tiga komponen diatas, maka SOP akan sangat membantu pekerjaan kita. Jadi tidak usah berpikir SOP sebagai jilidan dokumen tebal berdebu yang dibuka setiap kali ada audit saja…
Yuk kita mulai!
Tips tambahan:
a. Cara terbaik dalam memastikan langkah-langkah SOP sudah tepat:
Mengikuti langkah-langkah dalam proses secara langsung (go to gemba)
Melakukan diskusi dengan pelaku lapangan (doer)
b. Gunakan multimedia (foto, video) untuk membuat SOP sangat visual dan gampang dicerna
