Cara Mengelola Keuangan Proyek Anda Edisi ke-2 Oleh Coach Dion Widia (Bisnis Coach PT Formula Bisnis Indonesia)

Langkah 3: Pelacakan Mingguan
Langkah selanjutnya setelah menetapkan anggaran dan mengamankan dana cadangan adalah untuk mulai melacak bagaimana pengeluaran dana harian Anda pada proyek. Anda perlu untuk melacak setiap biaya yang terjadi. Mintalah tim Anda untuk mengisi formulir ketika mereka memerlukan dana dan menyerahkannya kembali kepada Anda untuk persetujuan. Jika Anda bisa mendapatkan tim Anda menunggu sampai Anda telah menyetujui permintaan dana sebelum biaya itu terjadi, maka Anda dapat lebih mudah mengontrol pengeluaran pada proyek. Selanjutnya,  Anda perlu untuk melacak pemakaian orang-orang Anda.  Gunakanlah tools Manajemen Proyek dimana  setiap orang diberikan tarif per jam dan total biaya jam yang dilakukan oleh orang-orang secara otomatis ditampilkan satu laporan, sehingga Anda dapat melihat apakah biaya orang Anda di bawah atau di atas anggaran.

Langkah 4: Penyelarasan
Ketika Anda mulai menghabiskan lebih banyak dana daripada anggaran Anda, Anda memiliki 3 pilihan yang tersedia untuk membantu Anda tetap dalam anggaran:
1. Buat perkiraan ulang mengenai pengeluaran Anda dan mintalah persetujuan anggaran baru kepada Sponsor Anda.
2. Segera mulai mengurangi biaya yang selama ini berjalan. Ini berarti pengurangan pengeluaran untuk tetap dapat melakukan aktivitas pekerjaan yang sama (yang memang seharusnya dilakukan).  Atau sebagai alternatif, apakah Sponsor Anda akan setuju jika lingkup pekerjaan berkurang, sehingga Anda memiliki ruang untuk membantu pengurangan pengeluaran dalam proyek.
3. Mulai menggunakan dana cadangan supaya  proyek Anda tetap berjalan di jalur utama.

Langkah 5: Manajemen Arus Kas
Pastikan Anda selalu memiliki cukup dana yang tersedia untuk menutupi pengeluaran Anda selama beberapa bulan ke depan. Manajemen Arus Kas adalah tentang mengelola uang tunai yang diperlukan untuk menjalankan dan menyelesaikan proyek Anda. Jadi pastikan Sponsor Anda telah menyetujui 1-2 bulan ke depan pekerjaan di depan waktu, dan dana yang dibutuhkan untuk mengelola proyek telah tersedia. Kemudian tetap lakukan pelacakan pengeluaran dana yang dikeluarkan setiap minggu.

Coach Dion Widia

Bisnis Coach PT Formula Bisnis Indonesia

Untuk Informasi Bisnis Coach bisa menghubungi PT Formula Bisnis Indonesia dengan menghubungi no 021 583 583 33

Cara Mengelola Keuangan Proyek Anda edisi ke-1 oleh Coach Dion Widia (Bisnis Coach PT Formula Bisnis Indonesia) edisi ke-1

Langkah 1: Tetapkan Anggaran
Langkah pertama untuk mengelola keuangan proyek Anda adalah menetapkan anggaran. Hal ini tidak semudah kedengarannya. Anda perlu memperkirakan jumlah total orang, peralatan, bahan dan biaya lainnya, diperlukan untuk menjalankan proyek. Bila anda baru pertama kali melaksanakan proyek ini, cobalah mencari informasi sebanyak mungkin untuk mendapatkan referensi yang valid yang akan membantu keputusan anda dalam penetapan anggaran.  Jangan pula ragu untuk bertanya kepada atasan anda dalam mendapatkan informasi yang dimaksud.  Anda kemudian harus menetapkan ketika dalam perencanaan proyek, kapan biaya ini akan mulai berlangsung. Dengan melakukan ini, Anda bisa mendapatkan gambaran tentang "proyek cashflow" Anda yang akan memberitahu Anda jumlah uang yang dibutuhkan untuk setiap minggu dalam proyek, untuk masing-masing aktifitas yang terjadi.

Langkah 2: Pendanaan Cadangan
Sebelum Anda membutuhkannya, cobalah mencari alternatif pendanaan cadangan dalam bisnis.  Dan ini adalah dana tambahan yang dapat digunakan untuk memberikan suntikan kepada proyek Anda, jika Anda membutuhkannya.  Beberapa Manajer Proyek benar-benar melakukan hal ini sebelumnya, tetapi jika Anda telah hampir menyelesaikan aktivitas utama dan Anda tiba-tiba kehabisan uang, maka dana cadangan mungkin "menjadi penolong" di dalam proyek. Anda selalu berada dalam posisi yang lebih baik untuk mendapatkan dana cadangan sebelum Anda membutuhkannya, daripada meminta lebih banyak uang ketika Anda sudah menghabiskan uang melebihi apa yang sudah direncanakan. Dapatkan dana cadangan di awal, sebisa mungkin sebelum proyek berjalan. Dengan mendapatkan dana cadangan pasti akan mengurangi stres Anda.

Bersambung...

Coach Dion Widia

Bisnis Coach PT Formula Bisnis Indonesia

untuk informasi bisnis caoch PT Formula Bisnis Indonesia bisa menghubungi no 021 583 583 33

APAKAH PENGHARGAAN ANDA MALAH MERUSAK KARYAWAN ANDA? oleh Coach Chandra Liestiawan (Coach PT Formula Bisnis Indonesia) Edisi ke-4

INGAT GAMBARAN BESARNYA TAPI JANGAN LUPAKAN DETILNYA

Keep it simple. Buatlah tetap mudah. Ingat bahwa sistem penilaian dibuat untuk mendorong kemajuan karyawan dan kemajuan perusahaan pada saat yang bersamaan. Sesuaikan sistem ini dengan skala perusahaan anda. Tidak perlu sistem yang terlaku kompleks jika perusahaan anda termasuk SMI. Sebisa mungkin terapkan sistem ini bisa dimengerti oleh tiap karyawan dan jalankan dengan se-transparan mungkin. Ibaratnya pada setiap pertandingan olahraga, pasti memiliki aturannya masing-masing yang harus jelas, dilakukan dengan adil dan pemain harus memahami aturan-aturan tersebut.

Systemize the routine, humanize the exception. Sistemasi rutinitas, toleransi pengecualian. Jangan masukan hal-hal yang sifatnya pengecualian pada kriteria penilaian yang anda buat. Sampai nantinya pengecualian itu menjadi suatu rutinitas. Misalnya, suatu ketika karyawan akunting anda terpaksa melakukan pengiriman karena semua sopir anda tidak ada yang bisa, maka jangan kemudian kriteria sopir dibebankan pada karyawan akunting tersebut. Kecuali sampai suatu saat karyawan akunting benar-benar telah rutin melakukan pekerjaan sopir juga.

See the tree but don’t forget the forest. Lihat pohonnya tapi jangan lupa hutannya. Setiap karyawan anda adalah bagian dari tim. Selain penilaian-penilaian yang ditujukan untuk masing-masing karyawan, persiapkan pula penilaian untuk tim. Hal ini bisa diterapkan dengan 3 cara, yaitu : menambahkan kriteria yang berhubungan dengan tim, atau memberlakukan perhitungan total per tim, atau gabungan keduanya. Intinya jangan sampai tim menjadi hancur karena persaingan antar karyawan yang tidak sehat.

Better know where you want to go before you hit the road. Sebaiknya ketahui tujuan anda sebelum anda jalan. Mengetahui tujuan yang ingin dicapai, kemudian menyusun jalan menuju tujuan tersebut, akan membantu anda untuk membuat setiap langkah anda menjadi berguna untuk ke tujuan tersebut. Siapkan visi-misi, budaya, goal, target jangka pendek dan jangka panjang lalu sesuaikan kriteria-kriteria anda pada hal-hal tersebut. Ada kalanya perusahaan memiliki goal yang berbeda pada tahap perkembangan yang berbeda. Jadikan sistem penilaian ini untuk mendorong tercapainya goal tersebut.

Practice make perfect. Latihan membuat kesempurnaan. Ingatlah bahwa anda tidak bisa menghasilkan sistem penilaian yang langsung sempurna saat pertama kali anda membuatnya. Sistem penilaian yang telah jadi, perlu dievaluasi dan disesuaikan berkali-kali hingga akhirnya anda mendapatkan sistem penilaian yang tepat.

To have a good game every player must know the rules of the game.Untuk mendapatkan permainan yang baik, setiap pemain harus mengetahui aturannya dahulu. 

Coach Chandra Liestiawan

Bisnis Coach PT Formula Bisnis Indonesia

Untuk informasi bisnis coach bisa menghubungi PT Formula Bisnis Indonesia dengan menghubungi no

021 583 583 33

APAKAH PENGHARGAAN ANDA MALAH MERUSAK KARYAWAN ANDA? oleh Coach Chandra Liestiawan (Coach PT Formula Bisnis Indonesia) Edisi Ke-3

BERIKAN PENGHARGAAN YANG MEMBANGUN

Sekali lagi, uang memang merupakan penghargaan yang bisa diberikan ke karyawan yang telah berprestasi tetapi jangan hanya mengandalkan uang saja. Masih banyak bentuk penghargaan lainnya yang bisa anda berikan pada karyawan anda yang dapat memacu mereka untuk lebih produktif, termotivasi, loyal, dan semakin baik. Ada penghargaan yang dari sisi materi dan non-materi.

Penghargaan dari sisi materi misalnya adalah: kenaikan gaji, fasilitas kendaraan, telepon, komputer, rumah tinggal, tunjangan jabatan, tunjangan hari tua, tunjangan kredit kepemilikan kendaraan, tunjangan kredit kepemilikan rumah, tunjangan pulsa, tunjangan bahan bakar, tunjangan kebutuhan pokok, tunjangan kemahalan, tunjangan kesehatan, asuransi, Jamsostek, dan lain sebagainnya.

Penghargaan dari sisi non-materi misalnya adalah: Piagam penghargaan, kenaikan jabatan, employee of the month, penghargaan 360 derajat, pelatihan dan pendidikan, kesempatan mewakili perusahaan, makan malam keluarga dengan pimpinan, dan lain sebagainya.

Berikan penghargaan-penghargaan tersebut sesuai dengan tingkat nilai yang dicapai. Jangan sampai karyawan yang mendapatkan nilai lebih tinggi ternyata mendapatkan penghargaan yang sama dengan nilai yang lebih rendah. Jangan lupa juga untuk menghitung dengan cermat berapa besaran penghargaan yang dapat anda berikan yang masih wajar dan tidak sampai merugikan perusahaan.

 

Bersambung...

Coach Chandra Liestiawan

Bisnis Coach PT Formula Bisnis Indonesia

Untuk informasi bisnis coach bisa menghubungi PT Formula Bisnis Indonesia

dengan nomer 021 583 583 33

APAKAH PENGHARGAAN ANDA MALAH MERUSAK KARYAWAN ANDA? oleh Coach Chandra (Coach PT Formula Bisnis Indonesia) edisi ke-2

LAKUKAN PENILAIAN YANG BENAR SECARA FAIR

Sebelum anda memberikan penghargaan ke karyawan anda, pastikan terlebih dahulu apakah cara anda melakukan penilaian sudah benar.

Entah disadari atau tidak, banyak perusahaan yang ternyata belum melakukan penilaian secara fair. Sering kali penilaian tidak dilakukan dengan objektif. Atau juga kriteria penilaiannya yang tidak tepat. Agar penilaian bisa dilakukan secara fair, maka anda perlu memahami terlebih dahulu latar belakang penentuan kriteria-kriteria tersebut.

Tiap karyawan di perusahaan anda memiliki peranannya masing-masing dalam kemajuan perusahaan anda, sesuai dengan jabatan dan pekerjaannya. Mereka bersinergi, bekerja bersama-sama sehingga kemajuan perusahaan baru bisa tercapai. Tidak mungkin anda mengharapkan bagian akunting untuk melakukan penjualan sebanyak bagian sales. Tidak mungkin juga bagian HRD diharapkan menyusun rencana promosi sebaik bagian marketing. Ingat ! Tiap bagian memiliki perannya masing-masing. Jadi jangan gunakan kriteria yang sama untuk semua bagian.

Untuk mudahnya, anda perlu membayangkan dengan jelas terlebih dahulu seperti apa harapan ideal anda pada masing-masing bagian tersebut. Misalnya, untuk bagian sales anda mengharapkan nilai dan kuantiti penjualan meningkat, penambahan pelanggan baru, re-order dari pelanggan lama, dsb. Untuk bagian keuangan dan akunting: laporan keuangan yang akurat dan tepat waktu, pengaturan umur hutang-piutang, kelancaran tagihan, refinancing, dsb. Untuk bagian gudang dan pengiriman: Efisiensi penyimpanan barang, zero incident barang hilang atau rusak, waktu dan frekwensi pengiriman, dsb.

Selain kriteria-kriteria khusus tersebut, tuliskan juga kriteria umum yang anda harapkan dari karyawan anda, seperti: kedisipilinan, kerjasama tim, loyalitas, pengembangan diri, dsb.

Setelah itu, berikan bobot masing-masing kriteria itu sesuai dengan seberapa penting kriteria itu harus dimiliki oleh karyawan anda pada bidangnya. Bisa jadi kriteria yang sama tapi memiliki bobot yang berbeda untuk bagian yang berbeda. Misalnya jika anda berpendapat bahwa disiplin waktu kerja untuk bagian akunting lebih penting daripada bagian sales, maka berikan bobot lebih tinggi untuk kriteria waktu pada bagian akunting dan yang lebih rendah pada bagian sales.

Satu hal yang kadang suka terabaikan saat membuat kriteria penilaian adalah bahwa penilaian ini harus searah dengan arah tujuan perusahaan. Pastikan bahwa dengan semakin tingginya nilai seorang karyawan maka itu benar-benar berefek pada kemajuan perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjangnya. Jadi pastikan terlebih dahulu  bahwa perusahaan anda telah memiliki arah tujuan yang luar biasa.

bersambung edisi ke-3

Coach Chandra Liestiawan

Bisnis Coach PT Formula Bisnis Indonesia

Untuk Informasi Bisnis Coach bisa menghubungi PT Formula Bisnis Indonesia

dengan menghubungi 021 583 583 33