5 Tips untuk Mengelola Tim Proyek Anda Edisi ke-1

oleh Coach Dion Widia
(Bisnis Coach PT Formula Bisnis Indonesia)

Mendapatkan perhatian dari tim Anda dan menjaga semua orang pada ritme yang sama tidak mudah. Tetapi jika Anda bisa melakukan lima hal ini secara baik, maka tim Anda akan berkembang dan proyek Anda akan mulai sampai selesai dengan sempurna.

1.      Mendengarkan dengan seksama Tim Anda

Semua orang suka untuk didengar. Hal ini terutama terjadi ketika orang-orang membicarakan pendapat mereka tentang cara terbaik untuk menyelesaikan sebuah proyek. Sangat penting bagi Anda untuk mendengarkan dengan saksama semua pendapat dari orang dalam tim proyek Anda.
Apakah ini berarti bahwa Anda akan melakukan segalanya yang tim Anda sarankan? Tentu saja tidak! Itu tidak mungkin seperti apa yang satu orang sarankan mungkin menjadi konflik langsung dengan saran dari orang lain. Tapi, itu tidak berarti bahwa Anda telah meluangkan waktu untuk mendengarkan ide-ide seseorang, memberikan mereka pertanyaan, dan kemudian mengambil waktu untuk menjelaskan apakah ide-ide mereka akan masuk ke dalam gambaran besar proyek.

2.    Berkomunikasi sesering mungkin dengan Tim Anda

Seberapa sering Anda mendengar "Aku tidak tahu tentang hal itu" dari seseorang dalam tim Anda ketika Anda tahu topik terbaru tersebut dibahas pada pertemuan yang dihadari oleh semua anggota tim? Ini adalah kejadian umum yang telah menjadi musuh bagi banyak manajer proyek.
Anda dapat mengambil pelajaran dari para pemasar produk. Ada pepatah yang mengatakan seseorang harus mendengar sesuatu hingga 7 kali sebelum mereka mengambil tindakan pada pesan tersebut. Pemasar akan menyajikan pesan yang sama dengan cara yang berbeda, pada waktu yang berbeda, dan dalam format yang berbeda sampai sesuatu akhirnya cocok dengan calon pembeli mereka. Anda perlu melakukan hal yang sama sebagai manajer proyek. Mudah-mudahan, Anda tidak perlu mengulangi diri 7 kali, tetapi cobalah mencari peluang untuk memastikan anggota tim Anda dengan jelas memahami pesan Anda.

3.     Buat (dan taati) Aturan Dasar yang jelas untuk Tim Anda

Bukankah kita  membenci sebagai seorang anak ketika bermain dan aturannya selalu tampak berubah? Segera setelah Anda pikir Anda telah menemukan cara untuk bermain, seseorang datang dan mengatakan hal itu akan dilakukan secara berbeda. Yang lebih parah, ini biasanya untuk merugikan Anda!
Hal itu cukup buruk dialami sebagai seorang anak, tapi hal itu benar-benar menjadi  frustasi bagi Anda yag sudah dewasa ketika berusaha untuk menyelesaikan proyek Anda. Menjadi tugas Anda sebagai manajer proyek untuk membuat aturan-aturan dasar yang wajar dan memastikan semua orang bermain dengan aturan tersebut. Aturan-aturan dasar yang wajar meliputi laporan apa yang jatuh tempo dan kapan, bagaimana perbedaan pendapat atau konflik akan diselesaikan, harapan untuk kinerja individu, dan ketika isu perlu meningkat. Ini sama pentingnya bahwa Anda menjaga konsistensi seluruh anggota tim pada penerapan aturan-aturan dasar. Namun hati-hati juga ketika Anda membuat aturan. Anda diminta untuk menjaga aturan-aturan dasar sesederhana mungkin. Anda tidak ingin membanjiri tim Anda dengan “beribu-ribu” aturan yang membuat beban bagi mereka  dan malah mengganggu pekerjaan mereka.

Coach Dion Widia

Bisnis Coach PT Formula Bisnis Indonesia

Untuk Informasi lebih lanjut bisa menghubungi PT Formula Bisnis Indonesia

Tingkatkan Penjualan dengan Pengenalan Produk Edisi ke-2 oleh Coach Chandra Liestiawan (Bisnis Coach PT Formula Bisnis Indonesia)

3.       Lengkapi Informasi Dari Berbagai Sumber

Carilah informasi selengkap mungkin tentang produk yang Anda jual. Mulai dari spesifikasi produk, manfaatnya, cara penggunaanya, kelebihan dan kekurangannya, aksesoris pelengkapnya, perbandingannya dengan produk lain, respon pasar terhadap produk tersebut, pelayanan service-nya, rumor dan fakta yang beredar, tren ke depannya, dan semua informasi lain yang bisa Anda cari.

Carilah informasi tersebut dari berbagai sumber, seperti: brosur produk, petunjuk penggunaan, iklan produk, penjelasan langsung dari principal / supplier, pengalaman dari pengguna, artikel surat kabar, majalah, radio, televisi, internet, google, website produk, forum diskusi, perkumpulan / komunitas, dan lain sebagainya.

4.       Mencoba dan Menggunakan Langsung

Tidak ada yang lebih berkesan daripada merasakannya sendiri. Sebanyak apapun informasi yang didapat dari membaca ataupun mendengar berita, tidak dapat mengalahkan pengalaman dari menggunakannya langsung. Apakah tim penjualan Anda pernah mencoba merasakan produk yang dijualnya? Jika usaha Anda adalah restoran, sudahkah para peramu saji Anda mencoba makanannya? Jika usaha Anda adalah toko sepatu, apakah para staf Anda menggunakan sepatu tersebut? Jika usaha Anda adalah showroom mobil mewah, apakah tim penjualan Anda pernah diberi kesempatan untuk merasakan mengendarai mobil mewah tersebut?

Memang tidak semua bidang usaha bisa melakukan hal seperti itu. Tentunya tidak mungkin jika usaha Anda adalah penambangan batu bara dan staf Anda diminta untuk mencoba batubara tersebut.

Jika memang memungkinkan, berikanlah kesempatan pada tim Anda untuk untuk mencoba atau menggunakan produk secara langsung.

Jangan lupa bahwa suatu transaksi jual-beli adalah proses penukaran produk/jasa dengan nilai tertentu. Saat seorang pembeli memutuskan untuk membeli suatu produk dengan harga tertentu, berarti pembeli tersebut telah setuju bahwa produk itu memang memiliki nilai yang pantas. Sebagai pihak penjual adalah tugas Anda untuk menjelaskan kepada calon pembeli bagaimana produk yang Anda jual mempunyai nilai yang pantas untuk dibeli.

Coach Chandra Liestiawan
Bisnis Coach PT Formula Bisnis Indonesia
Untuk Informasi lebih lanjut bisa menghubungi PT Formula Bisnis Indonesia bisa menghubungi dengan no 021 583 383 33

Tingkatkan Penjualan dengan Pengenalan Produk Edisi Pertama oleh Coach Chandra Liestiawan (Bisnis Coach PT Formula Bisnis Indonesia)

Seberapa kenal calon pembeli Anda pada manfaat produk atau jasa yang Anda tawarkan akan mempengaruhi seberapa tertarik calon pembeli tersebut untuk membeli produk atau jasa Anda. Yang menjadi pertanyaan adalah seberapa mampukah Anda atau tim penjualan Anda memperkenalkannya ke calon pembeli?

Sebagai pihak penjual sudah selayaknya Anda lebih mengenal produk tersebut dibandingkan calon pembelinya. Berikut adalah beberapa poin yang perlu diperhatikan terkait dengan Product Knowledge untuk peningkatan keberhasilan penjualan Anda dan tim.

1.       Rasa Ingin Tahu

Pastikan bahwa setiap bagian dari tim penjualan Anda memiliki rasa ingin tahu yang tinggi terhadap produk-produk yang dipasarkan. Akan sangat baik jika tim penjualan Anda adalah orang-orang yang memang tertarik dengan produk Anda. Seperti misalnya Anda adalah seorang penjual mobil dan Anda menyukai mobil, maka tanpa perlu ditugaskan Anda akan dengan semangat sendiri mencari tahu seluk-beluk segala macam tentang mobil-mobil tersebut. Anda akan mudah untuk melihat dari sudut pandang seorang calon pembeli. Mengapa mobil yang ini bagus, mengapa mobil yang itu lebih laris, apa yang diinginkan calon pembeli, bagaimana perbandingannya dengan mobil lainnya, dan lain sebagainya.

Jika ternyata tim penjualan Anda bukanlah orang-orang yang antusias dengan produk Anda, setidaknya mereka harus belajar menyukai produk tersebut. Anda juga dapat menumbuhkan dorongan bagi mereka untuk mau lebih mencari tahu tentang produk dengan memberikan penjelasan bagaimana product knowledge dapat meningkatkan penjualan sehingga juga meningkatkan bonus mereka.

2.       Pelatihan Pengenalan Produk

Anda bisa coba meminta pihak principal / supplier untuk memberikan pelatihan pengenalan produk untuk tim Anda. Beberapa supplier memang memiliki anggaran dan tim khusus untuk melakukan hal ini, walaupun sering kali dibarengi dengan persyaratan pengambilan minimum order. Lakukan juga pelatihan internal secara berkala. Anda dapat menugaskan setiap anggota tim penjualan untuk secara bergiliran memberikan pelatihan pengenalan produk ini. Anda juga dapat mengadakan semacam games atau test pengetahuan tim terhadap produk.

Bersambung

Coach Chandra Liestiawan
Bisnis Coach PT Formula Bisnis Indonesia
Untuk informasi Bisnis Coach bisa menghubungi PT Formula Bisnis Indonesia dengan menghubungi no 021 583 583 33

FINANCIAL REPORT SEBAGAI RAPOR PERUSAHAAN Edisi Ke-2 oleh Coach Phoa William (Bisnis Coach PT Formula Bisnis Indonesia)

Dari penjelasan singkat 3 poin di atas, siapa yg setuju bahwa tujuan bisnis secara garis besarnya, apapun jenis bisnis yg dijalankan, terwakili dgn 3 poin tersebut?

Jika jawaban nya adalah ya, mari kita lanjutkan ke pembahasan berikutnya, yaitu apa dan bagaimana hubungan antara Laporan Keuangan (Financial Report), dgn tujuan bisnis yg diwakili dengan 3 poin tadi? Kita akan bahas satu persatu :

1. Poin pertama berbicara ttg kegiatan usaha komersial, dan berbicara komersial berarti kita membahas ttg bagaimana suatu kegiatan usaha bisa diukur hasilnya secara komersial (angka), dalam periode tertentu?
2. Pertanyaan selanjutnya, dengan cara atau metode bagaimana suatu kegiatan usaha bisa diukur secara periodik?
3. Poin kedua, berbicara ttg tujuan kegiatan usaha adalah untuk menghasilkan keuntungan, jadi pertanyaannya adalah, bagaimana cara kita mengukur tingkat keuntungan atau kerugian dari suatu kegiatan usaha?
4. Poin ketiga, berbicara ttg keinginan supaya bisnis bisa bertumbuh secara berkelanjutan, artinya ada kebutuhan untuk tidak sekedar mengukur untung/ rugi nya suatu kegiatan usaha, tapi juga melihat tingkat pertumbuhan, atau penurunan nya secara periodik, dari waktu ke waktu.

Cara/ metode/ alat/ tools apa yg bisa membantu kita untuk menjawab kebutuhan poin-poin di atas?

Bagaimana respon anda, jika saya mengatakan bahwa jawaban dari poin a – d di atas adalah Laporan Keuangan (Financial Report)? ……..masa sih?........ Serius lohhh?..... Gitu kali ya, kira-kira respon spontan anda?

Anda bisa menyebutnya cara, atau metode, atau alat, atau tools, atau apapun bahasa dan istilah yg anda gunakan, tapi inilah suatu cara yg klasik, sekaligus paling efektif yg pernah digunakan dalam bisnis.

Dan yang paling menarik adalah, tidak ada format Laporan Keuangan terbaik untuk semua bisnis/ usaha, karena masing-masing bisnis/ usaha memiliki keunikan nya sendiri, jadi format terbaik adalah format yg disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing Perusahaan/ bisnis maupun ownernya (tentunya tetap mengacu pada prinsip-prinsip dasar Akuntansi).


Poin terpenting nya adalah bagaimana memiliki pengetahuan dasar yg benar tentang konsep, fungsi dan cara kerjanya (context) nya, dan kemudian, untuk isi (content) nya tinggal disesuaikan dengan kebutuhan bisnis atau bahkan si pemilik bisnis nya sendiri.

Ibaratnya seperti membuat pakaian, sudah ada pola (patron) yg baku dalam pembuatan nya, (ini mewakili context), tapi bagaimana memilih model, bahan, warna, desain, potongan yg digunakan (ini mewakili content), disesuaikan dengan selera maupun kebutuhan si perancang pakaian tersebut, hal yg sama juga diterapkan dengan Laporan Keuangan yg akan dibuat.

Di akhir artikel ini, mungkin sebagian anda berpikir, untuk menjadi perancang busana saja perlu sekolah dulu, atau minimal kursus, belum lagi berapa lama waktu yg perlu diinvestasikan untuk belajar, dan berapa besar biaya yg dikeluarkan?


Jika anda sudah berpikir sejauh ini, dan anda mulai berpikir tentang memulai suatu perjalanan yg jauh, dan membuat anda mulai mengambil langkah mundur, anda tentu mengharapkan bagaimana alternatif atau cara lain yg bisa diambil, supaya anda bisa memiliki kompetensi yg diperlukan untuk mulai membuat laporan keuangan, benar?

Atau minimal, anda bisa mengerti konsep, fungsi dan cara kerjanya, dan kemudian anda bisa meng-hire seorang Akunting/ Keuangan yg bisa mengerjakan hal ini buat anda, dan kemudian anda tinggal mengontrol atau menganalisanya saja?

Jika ini yang anda inginkan, mengapa tidak mencoba mengecek jadwal pelaksanaan Seminar-seminar kami? Dari beberapa seminar yg kami adakan, ada satu seminar yg khusus membahas poin-poin yg saya bicarakan dalam beberapa artikel saya.

Seminar yg saya maksud adalah, “CASH IS KING”, di seminar ini anda ibarat mengikuti “kuliah kilat”, dimana poin dan materi yg biasa dibawakan dalam kuliah akunting atau keuangan, dibuat secara lebih ringkas, padat tapi efektif dalam menjadikan anda lebih memahami konsep dan fungsi Laporan Keuangan.

Dibawakan juga dengan contoh-contoh yg sederhana, sehingga anda bisa langsung mempraktekkan teori atau pengetahuan yg didapat dalam kelas seminar tersebut.


Sampai ketemu di seminar-seminar kami !!!



Coach Phoa William (PW)
Bisnis Coach PT Formula Bisnis Indonesia
Untuk informasi lebih lanjut bisa menghubungi PT Formula Bisnis Indonesia dengan menghubungi no 021 583 583 33

FINANCIAL REPORT SEBAGAI RAPOR PERUSAHAAN Edisi ke-1 Oleh Coach Phoa William (Bisnis Coach PT Formula Bisnis Indonesia)

Kemarin kita sudah berbicara mengenai bagaimana mengelola kas Perusahaan, dimana salah satu poin nya adalah memiliki Laporan Keuangan, dan disana juga sudah dijelaskan secara mendasar, tentang bagaimana mulai membuat laporan keuangan secara sederhana.

Berbicara mengenai laporan keuangan, saya pernah mendapat pertanyaan, mengenai apa pentingnya, atau apa perlunya ada laporan keuangan dalam suatu perusahaan?

Apa yg akan terjadi pada suatu perusahaan, jika mereka tidak memiliki laporan keuangan? Karena pernah juga salah satu teman saya membanggakan diri dan perusahaan nya, bahwa tanpa laporan keuangan pun, perusahaan nya tetap bisa berjalan dan memperoleh keuntungan, lalu kalau memang demikian, apa perlunya kita membuat laporan keuangan?

Bukankah ini suatu tambahan tugas baru, yang mungkin menurut beberapa orang, bahkan pemilik usaha, ini menjadi suatu tugas yg memusingkan dan membosankan, karena harus berhadapan dengan angka-angka?

Sebelum kita membahas ini lebih lanjut, ijinkan saya membagi sudut pandang suatu bisnis dari sisi finance/ keuangan, atau mungkin secara umum, yaitu bahwa “bisnis adalah suatu kegiatan usaha komersial yg bertujuan utk menghasilkan keuntungan, dan bertumbuh secara berkelanjutan”, disini ada 3 hal yg bisa kita lihat bersama, yaitu :

a. Kegiatan usaha komersial

Komersial disini berbicara ttg bentuk dan jenis usaha, yaitu komersil, dan bukan yayasan atau koperasi, artinya disini, dasar dari dijalankan nya suatu kegiatan usaha adalah untuk tujuan komersial, yaitu menghasilkan keuntungan, sesuai dengan prinsip ekonomi.

b. Bertujuan untuk menghasilkan keuntungan

Poin b ini lebih memperjelas dan menekankan arti dari poin a, bahwa suatu kegiatan usaha dijalankan bukan hanya untuk aktivitas atau produktivitas belaka, tapi pada akhirnya, maksud dari kegiatan usaha tersebut adalah untuk menghasilkan keuntungan, bagi si pemilik usaha.

c. Bertumbuh secara berkelanjutan

Poin c berbicara tentang tujuan jangka panjang, yg memperluas arti dari poin b, yaitu bukan sekedar menghasilkan keuntungan dalam jangka pendek saja, tapi dari keuntungan tersebut, bisnis perlu untuk bisa bertumbuh, dan tidak hanya dalam hitungan hari atau bulan saja, tapi dalam hitungan jangka waktu yang lebih panjang, (kuartal, semester, tahunan, atau bahkan belasan dan puluhan tahun).

Bersambung...

Coach Phoa William

Bisnis Coach PT Formula Bisnis Indonesia

Untuk Informasi Bisnis Coach Bisa menghubungi PT Formula Bisnis Indonesia dengan menghubungi no 021 583 583 33

Benarkah Salah Team ? edisi pertama oleh Coach Elly Raharja (Bisnis Coach PT Formula Bisnis Indonesia)

“Team saya tidak mengerti apa yang saya sampaikan”. “Sudah diberitahu berkali-kali, tetap saja tidak dijalankan”.

Dua kalimat di atas sering terlontar dari business owners. Team yang tidak bekerja sesuai harapan, instruksi berkali-kali, prosedur yang tidak dijalankan, dan sederet keluhan lainnya mengenai team. Tidak jarang owner kecewa dengan team yang tidak kompeten dan memberhentikan mereka. Apakah hal ini semata-mata merupakan kesalahan team?

Ada beberapa penyebab terjadinya kondisi ini :

1.       Team yang tidak kompeten

Owner sering sekali menyalahkan team jika team tidak bekerja sesuai ekspektasi. Apakah ini semata-mata dikarenakan team yang tidak kompeten? Bagaimana caranya team yang tidak kompeten bisa terpilih sebagai team? Bukankah owner atau setidaknya HRD yang memilih team yang bersangkutan? Kriteria seperti apa yang harus dimiliki oleh kandidat pelamar?

Apakah seorang laki-laki atau wanita? Berapa kisaran usia yang cocok? Apa latar belakang pendidikan yang sesuai? Apakah perlu memiliki pengalaman terlebih dahulu? Berapa tahun pengalaman yang harus dimiliki? Apakah memerlukan keahlian di bidang lain?

Dengan kriteria yang telah ditetapkan, pencarian bisa dimulai. Dimana perusahaan bisa mendapatkan kandidat tersebut? Apa yang akan ditawarkan kepada kandidat? Media apa yang akan dipakai? Tes apa yang akan digunakan untuk memilih kandidat yang terbaik? Siapa yang akan melakukan tugas seleksi? Apakah cukup hanya team HRD? Atau ditambah dengan kepala bagian yang memerlukan tenaga tersebut. 

2.       Ketidakjelasan prosedur kerja dan job description

Dengan kesibukan operasional sehari-hari, tenaga baru yang didapatkan sering langsung dimasukkan ke dalam on job training. Dengan melihat dan ikut melakukan apa yang dilakukan oleh seniornya, diharapkan mereka akan langsung mengerti tugas yang harus dijalankan. Jika tidak, masih bisa bertanya kepada atasannya langsung atau ke owner, untuk beberapa usaha kecil dimana semua karyawan melapor langsung kepada owner.

Tidak maksimalnya kerja team bisa dikarenakan team tidak mengetahui dengan jelas apa saja yang menjadi tugas dan tanggungjawabnya secara tertulis. Apa yang mereka lakukan adalah mengikuti apa yang telah menjadi rutinitas operasional sehari-hari. Wajar jika ada beberapa ekspektasi owner yang tidak dikerjakan oleh team.

Sudahkah owner memiliki panduan bagi team? Apa job description dari masing-masing jabatan? Bagaimana prosedur kerja yang seharusnya? Apakah terdapat aturan umum yang tertulis? Adakah panduan ‘how to manual’ bagi team untuk bekerja? 

Coach Elly Raharja

Bisnis Coach PT Formula Bisnis Indonesia

Untuk informasi lebih lanjut tentang bisnis coach bisa menghubungi PT Formula Bisnis Indonesia dengan nomer 021 583 583 33